Perguntas frequentes sobre arquivos dos tribunais

Os diplomas fundamentais que regulam as eliminações e as remessas de processos judiciais para os Arquivos Distritais são:

1) O Decreto-Lei n.º 149/83, de 5 de Abril:

• Define o regime jurídico dos arquivos distritais e das bibliotecas públicas, afirma ser de incorporação obrigatória nos arquivos distritais a documentação dos tribunais (alínea c), do n.º 1, do art.º 3.º).

2) A Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro:

• Aprova o regulamento de conservação arquivística dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais.
• Regula o ciclo de vida da documentação judicial definindo as operações e as formalidades de remessa para arquivo intermédio e definitivo (art.ºs 6.º, 7.º e 8.º) e as eliminações de processos (art.ºs 9.º e 10.º).
• Define os prazos de conservação em arquivo e o destino final da documentação dos tribunais (eliminação ou conservação permanente): Anexo I - Tabelas de Seleção.

3) O Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 de Março:

• Define o regime geral das incorporações da documentação de valor permanente em arquivos públicos e estabelece no art.º 8.º os requisitos a observar nas incorporações.

As fontes de informação fundamentais para a gestão da documentação judicial estão disponíveis em formulários, manuais e orientações técnicas e são da responsabilidade da Divisão de Apoio à Gestão Documental.
Nesta secção pode consultar informação sobre:  

• Remessa de processos e documentos para arquivo intermédio
• Acondicionamento dos processos
• Arrumação dos documentos e processos no arquivo
• Remessa de processos e documentos para o arquivo distrital
• Eliminação de processos e documentos de arquivo
• Registo das operações realizadas no arquivo
• Transferências de arquivos
• Tratamento a conferir aos documentos de conservação permanente em adiantado estado de degradação
• Determinação dos prazos de conservação e do destino dos processos e documentos que não constam na Portaria n.º 368/2013, de 23 de dezembro
• Fontes de informação sobre gestão de documentos dos tribunais
• Legislação sobre gestão de documentos dos tribunais
• Requisitos de um depósito de arquivo
• Estantes de arquivo
• Capacidade dos depósitos de arquivo
• Medição de documentos e de estantes
• Higienização dos documentos e dos depósitos de arquivo.

São processos que, atento o seu valor arquivístico - valor probatório e/ou informativo -, devem ser conservados em permanência num arquivo definitivo: os arquivos distritais, no caso da documentação judicial.
As tabelas de seleção anexas à Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro, indicam, relativamente à documentação judicial, quais os processos de conservação permanente.

1.º Acordar com o arquivo distrital respetivo os aspectos fundamentais relativos à remessa: espécies, quantidade e/ou extensão e âmbito cronológico dos processos a remeter, tipo de acondicionamento (maços, caixas), data da remessa e demais aspectos.
2.º Cumprir as operações e formalidades relativas à remessa definidas nos art.ºs 7.º e 8.º da Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro e consultar a OT-04: Remessa de processos e documentos para arquivo distrital.

Caso necessite, poderá solicitar apoio técnico à DGAJ/Divisão de Apoio à Gestão Documental - telefones 217 906 414 ou 217 906 501.

O acondicionamento dos processos a remeter compete à instituição remetente (o tribunal), devendo, nos termos do n.º 3 do art.º 8.º, do Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 de Março, ser observados os requisitos estabelecidos pelo orgão de gestão nacional dos arquivos (Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas - Arquivos Distritais).

Não. O modo de acondicionamento da documentação a incorporar deve ser acordado entre a instituição remetente (o tribunal) e o Arquivo Distrital, de acordo com os requisitos estabelecidos pela Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas.

A inventariação dos processos a remeter para o Arquivo Distrital tem por objetivo a elaboração do auto e guia de remessa e é da responsabilidade da instituição remetente (o tribunal), tal como definido no art.º 9.º, do Decreto-lei nº 47/2004, de 3 de Março.
O auto de entrega e a guia de remessa devem obedecer aos requisitos definidos no art.º 8.º e no anexo II da Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro.

A higienização dos processos a remeter para Arquivo Distrital é da responsabilidade da instituição remetente (o tribunal), tal como definido no art.º 9.º, do Decreto-lei n.º 47/2004, de 3 de Março.

O transporte dos processos a remeter para o Arquivo Distrital é da responsabilidade da instituição remetente (o tribunal), tal como definido no art.º 9.º, do Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 de Março.

A desinfestação dos processos a remeter para o Arquivo Distrital é da responsabilidade da entidade receptora (o Arquivo Distrital), tal como definido no art.º 9.º, do Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 de Março.

A remessa para Arquivo Distrital de processos que não estejam mencionados nas tabelas de selecção anexas à Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro, como sendo de conservação permanente, depende de parecer favorável da Direção-Geral do Livros, dos Arquivos e das Bibliotecas, mediante proposta do tribunal e/ou da DGAJ, devidamente fundamentada.

Deve dirigir-se ao Arquivo Distrital e solicitar a sua consulta.
A consulta de documentação incorporada rege-se pela legislação em vigor, nomeadamente, as disposições constantes do art.º 17.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro.

Deverá dirigir-se ao tribunal onde correu o processo ou ao Arquivo Distrital respectivo tendo em atenção o seguinte:
1.º Apenas os processos considerados de conservação pemanente nos termos da Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro são remetidos para Arquivo Distrital, decorridos os prazos de conservação administrativa;
2.º As remessas de processos para o Arquivo Distrital são obrigatoriamente acompanhadas de um auto de entrega e de uma guia de remessa contendo a identificação dos processos remetidos. Um exemplar destes documentos fica arquivado na entidade remetente (o tribunal) e o outro na entidade destinatária (o Arquivo Distrital).

Deve dirigir-se ao Arquivo Distrital, entidade a quem compete, nos termos da alínea g), do art.º 2.º do Decreto-Lei n.º 149/83, de 5 de abril, a emissão da respetiva certidão
De referir, também, que a consulta de documentação incorporada rege-se pela legislação em vigor, nomeadamente, o art.º 17.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro.

Sim, desde que sejam séries documentais (espécies processuais) que detenham, nas Tabelas de Selecção anexas à Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro, como destino final, a eliminação e que tenham já decorrido os prazos de conservação administrativa ali fixados.
Na eliminação destes processos devem ser observadas as operações e formalidades definidas nos art.ºs 9.º e 10.º da referida Portaria.

Cumprir as operações e formalidades relativas à eliminação definidas nos art.ºs 9.º e 10.º da Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro e consultar no site da DGAJ a informação disponível sobre esta matéria na OT-05: eliminação de processos e documentos de arquivo.

Caso necessite, poderá solicitar apoio técnico à DGAJ/Divisão de Apoio à Gestão Documental - telefones 217 906 414 ou 217 906 501.

A eliminação de documentos que não estejam mencionados nas tabelas de seleção anexas à Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro, é obrigatoriamente precedida de parecer favorável da Direção-Geral do Livros, dos Arquivos e das Bibliotecas, mediante proposta de avaliação elaborada pelo tribunal e/ou pela DGAJ, devidamente fundamentada (cf. n.º 2, do art.º 9.º do Regulamento de Conservação Arquivística aprovado pela referida Portaria).

A  inventariação dos processos a eliminar tem por objectivo a elaboração do auto e relação de eliminação e é da responsabilidade do secretário de justiça. O auto e a relação de elimnação fazem prova do ato de abate patrimonial e devem obedecer aos requisitos definidos no art.º 10.º e Anexo III da Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro.

Sim, desde que a documentação de secretaria a eliminar conste da Tabela de Seleção I anexa à Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro, tenha como destino final a eliminação e que tenham já decorrido os prazos de conservação administrativa.
Na eliminação desta documentação devem ser observadas as operações e formalidades definidas nos art.ºs 9.º e 10.º da referida Portaria.

No que se refere a gravações de audiências em processo civil, podem as referidas cassetes/CDs ser eliminados decorrido o prazo de seis meses contado da data do trânsito em julgado da decisão final, considerando-se esta transitada em julgado quando não seja susceptível de recurso ordinário ou de reclamação, nos termos do disposto no Código de Processo Civil.

Relativamente ao auto e relação de eliminação:
O auto e relação de eliminação são feitos em duplicado ficando o original no serviço que procede à eliminação (o tribunal), sendo o duplicado remetido para o Arquivo Distrital, nos termos do disposto no art.º 10.º, da Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro.

Relativamente ao auto de entrega e guia de remessa:
O auto de entrega é feito em duplicado ficando um dos exemplares na entidade remetente (o tribunal) e o outro na entidade destinatária (o Arquivo Distrital), depois de assinados pelos responsáveis dos serviços nos termos do disposto no art.º 8.º, Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro.
A guia de remessa é feita em duplicado ficando um dos exemplares arquivado na entidade destinatária (Arquivo Distrital) e o outro na entidade remetente (tribunal) depois de apostos pelo Arquivo Distrital os elementos complementares, designadamente, as referências topográficas que irão permitir a consulta dos documentos e processos, nos termos do disposto no art.º 8.º, da Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro.

Os processos referidos são considerados de conservação permanente devendo, por essa razão, ser remetidos para o Arquivo Distrital.
A conservação de 5 exemplares de cada ano dos processos a eliminar decorre do disposto na nota 1, do Anexo I, da Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro.

Deverá comunicar à DGAJ quais espécies processuais em questão, uma vez que as mesmas poderão já ter sido objeto de avaliação por se terem manifestado noutro tribunal, aplicando-se, nesse caso, idêntico destino. Tratando-se de espécies efetivamente novas deverá então ser elaborada uma proposta de avaliação dos processos em causa tendo em vista definir os seus prazos de conservação e o seu destino final - eliminação ou conservação permanente - devidamente fundamentada, para submeter a parecer da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB).
Obtido o parecer favorável da DGLAB, deverá agir em conformidade: observar os prazos de conservação e proceder à eliminação ou à remessa dos processos para o Arquivo Distrital, de acordo com os procedimentos e formalidades constantes da Portaria referida.

Nos termos da Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro, as eliminações de processos e demais documentos são acompanhadas de relação de eliminação, a qual é feita em duplicado, ficando um exemplar no tribunal, devendo o outro ser remetido para o respetivo Arquivo Distrital. Mediante a consulta destas relações será possível determinar se o processo foi eliminado.

Não sendo a documentação referida material de arquivo, não recai sobre a sua eliminação nenhuma das disposições legais existentes relativas à avaliação, seleção e eliminação de documentação de arquivo, designadamente, o Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro.
Assim, caso os bens referidos não detenham nenhum interesse para o tribunal ou para qualquer outra instituição, podem os tribunais proceder à sua eliminação ou remoção e subsequente abate ao inventário bem como à venda do papel inutilizado. Sobre este assunto ver despachos de delegação de competências nos secretários de justiça.

Sim. Os boletins podem ser eliminados esgotado o prazo para a interposição dos recursos contenciosos, ou decididos definitivamente estes.

• Eleição do Presidente da República: ver n.º 2, do art.º 94.º, do Decreto-Lei n.º 319-A/76, de 3 de maio;
• Eleição da Assembleia da República: ver n.º 2, do art.º 104.º, da Lei n.º 14/79, de 16 de maio;
• Referendo: ver n.º 2, do art.º 147.º da Lei Orgânica n.º 15-A/1998, de 3 de abril;
• Eleições Autárquicas: ver n.º 2, do art.º 138.º da Lei Orgânica n.º 1/2001, de 14 de agosto e segunda alteração à Lei n.º 56/98, de 18 de agosto, com a redacção que lhe foi conferida pela Lei n.º 23/2000, de 23 de agosto.

Sim.
Nos termos do n.º 3, do artigo 37.º do Decreto-Lei n.º 115/2019, de 20 de agosto, refere-se "3 - A documentação recebida nos serviços de identificação criminal e nos demais postos de atendimento no âmbito do processo de emissão de códigos de acesso ao registo criminal ou ao registo de contumazes, ou de certificados, solicitada por pessoas singulares ou coletivas, ou precedendo a sua autorização, pode ser destruída após o decurso do prazo dos períodos de vigência dos códigos de acesso ou de validade dos certificados a que se refere, com dispensa de qualquer formalidade." sendo que o prazo do perído de vigência dos códigos de acesso ou de validade dos certificados são 90 dias.