Relatório da atividade desenvolvida nos arquivos dos tribunais | 2023

Concluído o tratamento das respostas ao ofício-circular DGAJ/DAGD n.º 29/2023, de 11 de dezembro, cumpre disponibilizar o respetivo Relatório sobre os Indicadores de Atividade nos Arquivos dos Tribunais em 2023.

De referir que no citado relatório constam: 

• o trabalho realizado nos arquivos em 2023, de acordo com dados indicadores;
• a análise diacrónica desses indicadores;
• os quadros por comarca, núcleo e arquivo, relativos à extensão e às operações de eliminação e de remessa para os arquivos distritais e, finalmente;
• as infografias síntese de cada comarca em matéria de arquivo no final de 2023.

Transcrevem-se, de seguida, algumas das conclusões e das medidas a adotar.
a)    Manutenção acima de 1,3 milhões dos processos eliminados + processos remetidos para arquivos distritais = 1 331 175, sendo 2023 o melhor ano de sempre no que respeita ao número de processos saídos;

b)    Mais de 17,8 milhões de processos saídos dos tribunais, com uma extensão a ultrapassar os 173 km, tal é o resultado das operações de conservação seletiva da documentação dos tribunais desde 2003, o que revela a importância de estas operações serem regularmente executadas;

c)    Subsistência nos tribunais de mais de 1,9 milhões de processos por eliminar ou por remeter para arquivo distrital (número que peca por defeito);

d)    Redução do crescimento dos arquivos dos tribunais: em vez do crescimento médio de 12 km/ano, registado entre 2003 e 2021, dos 2 km de crescimento em 2022, temos, em 2023, um crescimento de apenas 0,455 km o que representa um impercetível aumento de 0,12% na sua extensão;
 
e)    Estabilização, face ao ano anterior, na execução dos procedimentos tendentes a evitar a remessa para o arquivo das impressões de documentos digitais: 23,2% dos processos arquivados foram expurgados das impressões de documentos digitais, havendo larga margem para progredir.               

Medidas prioritárias a adotar:
a)    Remeter para os arquivos distritais e eliminar os processos cujos prazos de conservação administrativa já decorreram. 

Considerando que em 2023 apenas uma parte das comarcas -  Beja, Bragança, Castelo Branco, Faro, Leiria e Lisboa Oeste  -  remeteram processos com data anterior a 1834 para os arquivos distritais, em 2024, continuará na ordem do dia a realização desta operação, a par com a já habitual eliminação de processos conforme consta dos planos de eliminação efetuados pelos tribunais e que, para o ano de 2024, se traduz em 840 078 processos para eliminar e na análise de 34 904 metros de processos tendo em vista a extração de processos para eliminar;

b)    Remeter para arquivo os processos findos e proceder à sua receção, por forma a evitar as disfunções decorrentes da coexistência, no mesmo espaço, de processos findos e de processos em curso, com prévia seleção daquilo que ao arquivo deve, realmente, chegar e do que pode e deve ser simplesmente eliminado como preconizado na OT-17 da DGAJ. A ação dos 148 assistentes técnicos hoje em funções nos tribunais deverá ser orientada localmente, pelos responsáveis pelos serviços, para a realização destas operações. A DGAJ, para além da formação que ministra na área do tratamento dos arquivos dos tribunais, disponibiliza na sua página informação sobre como realizar as referidas operações, em Formulários, Manuais e Orientações Técnicas;

c)    Impedir que cheguem ao arquivo os suportes físicos de documentos digitais, por forma a que as virtualidades da desmaterialização processual se manifestem em toda a sua plenitude: na fase ativa dos processos (nas unidades de processos) e, uma vez aqueles concluídos, nos arquivos (consulte um pequeno vídeo sobre este assunto).