A desmaterialização processual traz para primeiro plano a seguinte questão: como assegurar, durante o tempo necessário, a preservação da informação digital dos tribunais com requisitos de fiabilidade, autenticidade e acessibilidade.
A Portaria n.º 368/2013, de 24-12, que aprova o regulamento de conservação arquivística dos tribunais, no artigo 12.º, dedicado à “Informação eletrónica”, refere:
- A informação eletrónica com valor arquivístico deve ser conservada nesse meio;
- Deve ser elaborado um Plano de Preservação Digital (PPD) para esta informação;
- O PPD deve ser remetido à Direção-Geral do Livro, Arquivos e Bibliotecas e ser elaborado de acordo com as recomendações desta entidade.
- As entidades responsáveis pela elaboração do Plano de Preservação Digital são:
- Direção-Geral da Administração da Justiça (DGAJ), entidade do M.J. cuja missão é assegurar o apoio ao funcionamento dos tribunais, para as questões arquivísticas;
- Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, I.P. (IGFEJ) que gere os recursos financeiros, patrimoniais e tecnológicos do Ministério da Justiça, para as questões tecnológicas.
Os PPD para os tribunais devem contemplar estratégias de preservação para:
- o armazenamento primário do lado dos tribunais, porque há processos que se prolongam no tempo ou cujo prazo de conservação administrativa é mais de 7 anos (o valor de referência para a obsolescência tecnológica),
- o armazenamento secundário porque há muitos processos de conservação permanente.
A DGAJ tem vindo a trabalhar num projeto, desde 2021, em colaboração com o IGFEJ e com uma empresa especializada em preservação digital, cujo produto é a elaboração de planos de preservação digital para os vários sistemas de informação em uso nos tribunais.