Legislação sobre arquivos dos tribunais

Legislação e normas sobre os arquivos dos tribunais

Acesso aos documentos Boletins de voto - eliminação Gestão de documentos Instituições arquivísticas nacionais Regime geral dos arquivos e do património arquivístico

Tramitação eletrónica

A tramitação eletrónica é suportada por vários diplomas que instituem ou alteram procedimentos nas aplicações informáticas dos tribunais (Citius, Sitaf, BNA, e outros) com o objetivo de os tornar mais confiáveis, ágeis e transparentes.

Portaria n.º 266/2024/1, de 15 de outubro - Procede ao alargamento das regras de tramitação eletrónica aos processos e procedimentos que correm termos nos serviços do Ministério Público.
Portaria n.º 360-A/2023, de 15 de novembro - Procede à alteração da dimensão das peças processuais no âmbito da tramitação eletrónica dos processos judiciais e administrativos e fiscais
Decreto-Lei n.º 97/2019, de 26 de junho - Procede à alteração do Código de Processo Civil, alterando o regime de tramitação eletrónica dos processos judiciais. Consagra a ideia de “digital por definição”, o processo judicial, a respetiva tramitação e a prática dos atos, têm natureza eletrónica.
Portaria n.º 267/2018, de 20 de setembro - Procede à alteração dos regimes de tramitação eletrónica dos processos nos tribunais judiciais e nos tribunais administrativos e fiscais (Citius/SITAF).
Portaria n.º 380/2017, de 19 de dezembro - Regula a tramitação eletrónica dos processos nos tribunais administrativos de círculo, nos tribunais tributários, nos tribunais centrais administrativos e no Supremo Tribunal Administrativo
Portaria n.º 280/2013, de 26 de agosto - Regula vários aspetos da tramitação eletrónica dos processos judiciais.
Lei n.º 34/2009, de 14 de julho - Estabelece o regime jurídico aplicável ao tratamento de dados referentes ao sistema judicial.
Portaria n.º 114/2008, de 06 de fevereiro - Regula vários aspetos da tramitação eletrónica dos processos. (Com sucessivas alterações e, depois, revogada pela Portaria n.º 280/2013 de 26-08).
Portaria n.º 1417/2003, de 30 de dezembro - Regula o funcionamento do Sistema Informático dos Tribunais Administrativos e Fiscais - SITAF (Revogada pela Portaria n.º 380/2017 de 19-12).

Acesso aos documentos

Lei n.º 26/2016, de 22 de agosto
Aprova o regime de acesso à informação administrativa e ambiental e de reutilização dos documentos administrativos, transpondo a Diretiva 2003/4/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 28 de janeiro, e a Diretiva 2003/98/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 17 de novembro.

Boletins de voto - eliminação

Decreto-Lei n.º 319-A/76, de 3 de maio
Ministério da Administração Interna - Regulamenta a eleição do Presidente da República
O n.º 2 do art.º 94.º estabelece: "Esgotado o prazo para a interposição dos recursos contenciosos, ou decididos definitivamente estes, o juiz determinará a destruição dos boletins."
Lei n.º 14/79, de 16 de maio
Lei Eleitoral para a Assembleia da República
O n.º 2 do art.º 104.º estabelece: "Esgotado o prazo para a interposição dos recursos contenciosos, ou decididos definitivamente estes, o juiz promove a destruição dos boletins."
Lei Orgânica n.º 15-A/1998, de 3 de abril
Assembleia da República - Aprova a Lei Orgânica do Regime do Referendo
O n.º 2 do art.º 147.º estabelece:
"Esgotado o prazo para a interposição dos recursos contenciosos, ou decididos definitivamente estes, o juiz promove a destruição dos boletins."
Os n.ºs 1 e 2 do art.º 161 estabelecem:
"1 - Os cadernos de recenseamento e demais documentação presente à assembleia de apuramento intermédio, bem como a ata desta, são confiados à guarda e responsabilidade do tribunal em cuja sede aquela tenha funcionado.
2 - Terminado o prazo de recurso contencioso ou decididos os recursos que tenham sido apresentados, o tribunal procede à destruição de todos os documentos, com exceção das atas das assembleias de voto das atas das assembleias de apuramento."
Lei Orgânica n.º1/2001, de 14 de agosto
Lei Eleitoral dos Órgãos da Administração Local.
O nº 2 do Artº 138º estabelece: "Esgotado o prazo para a interposição dos recursos contenciosos, ou decididos definitivamente estes, o juiz promove a destruição dos boletins." O art.º 152º prevê a destruição de todos os documentos, com exceção das atas das assembleias de voto, da ata da assembleia de apuramento geral e de uma das cópias dos cadernos eleitorais.

Gestão de documentos

Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro
Aprova o regulamento de conservação arquivística dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais.
Regula o ciclo vital da documentação judicial, com realce para as operações e formalidades de remessa para arquivo intermédio e definitivo e eliminação de processos.
Define os prazos de conservação em arquivo e o destino final da documentação dos tribunais.
Revoga a Portaria n.º 1003/99, de 10 de novembro.
Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de Dezembro
Regula a pré-arquivagem da documentação.
Altera as disposições legais relativas à publicação de portarias que orientam a avaliação, seleção e eliminação da documentação, considerando indispensável que neste processo intervenham obrigatoriamente os serviços que superintendem na política arquivística.
Em conformidade com este diploma seria publicada a Portaria n.º 330/91, de 11 de abril e, revogando esta, a Portaria n.º 1003/99, de 10 de novembro, ambas referentes à gestão de documentos judiciais.

Instituições arquivísticas nacionais

Decreto-Lei n.º 103/2012, de 16 de Maio
Aprova a orgânica da Direcção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas.
Decreto-Lei n.º 149/83, de 5 de Abril
Define o regime jurídico dos arquivos distritais e das bibliotecas públicas.
A alínea c, do n.º 1, do art.º 3.º, afirma ser de incorporação obrigatória nos arquivos distritais a documentação dos tribunais.

Regime geral dos arquivos e do património arquivístico

Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 de Março
Define o regime geral das incorporações da documentação de valor permanente em arquivos públicos.
No art.º 2.º define incorporação como sendo a entrada num arquivo, na aceção de instituição cultural ou unidade administrativa, da documentação de reconhecido interesse histórico e cultural produzida por entidades públicas ou privadas, com o objetivo de a preservar, defender, valorizar e comunicar.
Reafirma, no n.º 1 do art.º 4.º, a incorporação obrigatória da documentação judicial nos arquivos distritais.
Fixa, no art.º 6.º, em 30 anos, após a produção do dos documentos, o prazo para proceder à sua incorporação em arquivo definitivo e em 10 anos a periodicidade máxima para efetuar incorporações.
Define, no art.º 8.º, os requisitos a observar nas incorporações: 1- As incorporações são precedidas, obrigatoriamente de processos de avaliação seleção e eliminação definidos em portarias de gestão de documentos (..). 2- Entende-se por portaria de gestão de documentos a portaria conjunta do ministro que superintende nos serviços e do Ministro da Cultura, que regulamenta a avaliação, seleção e eliminação de documentos, determina os respetivos prazos de conservação administrativa, o seu destino final (..). 3- A documentação a incorporar nos arquivos históricos deve cumprir os requisitos de inventariação de desinfestação, de higienização e de acondicionamento estabelecidos pelo órgão de gestão nacional dos arquivos (o Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo).
Lei n.º 107/2001, de 8 de Setembro
Estabelece as bases da política e do regime de proteção e valorização do património cultural.
Considera ser tarefa fundamental do Estado e dever dos cidadãos a proteção e a valorização do património cultural (art.ºs 3.º e 12.º) e dedica os art.ºs 80 .º a 83.º ao património arquivístico.
Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro
Estabelece o regime geral dos arquivos e do património arquivístico
No n.º 1, do art.º 2.º afirma:
“É direito e dever de todos os cidadãos, do Estado e demais entidades públicas e privadas, preservar, defender e valorizar o património arquivístico”.
O art.º 3.º afirma que cabe especialmente ao Estado (alínea a) garantir a qualidade das instalações destinadas aos arquivos, (alínea c) programar e regulamentar a avaliação, a seleção e a eliminação da documentação.
Considera, no art.º 14.º, que compete aos serviços de origem a implantação de sistemas de gestão de documentos, garantindo-lhes e provendo-os de instrumentos, recursos e infraestruturas de apoio ao funcionamento dos referidos sistemas.