Relatório da atividade desenvolvida nos arquivos dos tribunais | 2024

Concluído o tratamento das respostas ao ofício-circular DGAJ/DAGD n.º 15/2024, de 13 de dezembro, cumpre disponibilizar o respetivo Relatório sobre os Indicadores de Atividade nos Arquivos dos Tribunais em 2024.

De referir que no citado relatório constam as seguintes conclusões e medidas a adotar.

Conclusões:

a) Mais de 1,1 milhões de processos saídos dos arquivos em 2024, ou seja, mais 28,2% face ao valor médio para o período de 2003-2024, no número de processos saídos dos arquivos dos tribunais que se situa em 861 827 processos.

b) Perto de 19 milhões de processos saídos dos tribunais, com uma extensão de quase 184 km, tal é o resultado das operações de conservação seletiva da documentação dos tribunais desde 2003, o que revela a importância para o funcionamento dos tribunais de estas operações serem regularmente executadas:

c) Subsistência nos tribunais de mais de 2,2 milhões de processos por eliminar e por remeter para arquivo distrital. Número que peca por defeito uma vez que muitos serviços referem ter milhares de metros para analisar tendo em vista extrair processos para eliminar ou para remeter para os arquivos distritais.

d) Recorrentes dificuldades em realizar incorporações em alguns arquivos distritais, levando à acumulação de processos nos arquivos dos tribunais com prejuízo na conservação informação.

e) Redução substancial do ritmo do crescimento anual dos arquivos dos tribunais se considerada toda a série d­­­e 2003 a 2024: de 15 km anuais nos primeiros 6 anos para 2 km nos últimos 3 anos.

f) Subida ligeira, face ao ano anterior, na execução dos procedimentos tendentes a evitar a remessa para o arquivo as impressões de documentos digitais: 25,8% dos processos arquivados foram expurgados das impressões de documentos digitais.                             

Medidas a adotar:

a) Remeter para os arquivos distritais e eliminar os processos cujos prazos de conservação administrativa já decorreram, conforme determinam as disposições conjugadas do Decreto-Lei n.º 149/83, de 5 de abril, do Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 março e da Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro.

b) Remeter para arquivo os processos findos e proceder à sua receção, por forma a evitar as disfunções decorrentes da coexistência, no mesmo espaço, de processos findos e de processos em curso, com prévia seleção daquilo que ao arquivo deve, realmente, chegar e do que pode e deve ser simplesmente eliminado como preconizado na OT-17 da DGAJ.A ação dos 171 assistentes técnicos hoje em funções nos tribunais deverá ser orientada localmente, pelos responsáveis pelos serviços, para a realização destas operações. A DGAJ, para além da formação que ministra na área do tratamento dos arquivos dos tribunais, disponibiliza na sua página informação sobre como realizar as referidas operações, em Formulários, Manuais e Orientações Técnicas.

c) Impedir que cheguem ao arquivo os suportes físicos de documentos digitais, por forma a que as virtualidades da desmaterialização processual se manifestem em toda a sua plenitude: na fase ativa dos processos (nas unidades de processos) e, uma vez aqueles concluídos, nos arquivos (consulte um pequeno vídeo sobre este assunto). A ideia de “digital por definição”, isto é, a ideia de que o processo judicial, a respetiva tramitação e, em regra, a prática dos atos têm natureza eletrónica, consagrada no Decreto-Lei n.º 97/2019, de 26 de julho, deverá, também nos arquivos, ter tradução. Sendo desigual o valor apresentado por cada comarca no que se refere à aplicação da OT-17, conclui-se, no entanto, que o valor médio das comarcas, no que se refere à aplicação de procedimentos tendentes a reduzir a expressão física dos processos em arquivo, é, ainda, reduzido.