A tradução legal da preocupação em garantir a conservação permanente da documentação judicial, remonta a 1887 quando, através do Decreto de 29 de Dezembro desse ano, que cria a Inspeção Geral das Bibliotecas e Arquivos Públicos, se manda recolher na Torre do Tombo os documentos dos “tribunaes, repartições e estabelecimentos do estado actualmente extinctos e dos que não forem necessários ao serviço e expediente d'aquelles em cuja posse estejam” (Art.º 5.º, do Decreto de 29 de Dezembro de 1887).(1)
Em 1931 e já então criados alguns dos arquivos distritais, no Decreto n.º 19.952, de 30 de Julho, que remodelou os serviços das Bibliotecas e Arquivos Nacionais, bem como a respetiva Inspeção, definiu-se como uma das atribuições dos Arquivos Distritais a incorporação dos “(...) processos cíveis, crimes e orfanológicos findos;”. (alínea d, do §1, do art.º 26.º). Por seu turno, o Decreto-Lei n.º 22.779, de 29 de Junho, de 1933, que introduziu várias alterações no Estatuto Judiciário, fixou os prazos para a incorporação de processos judiciais nos Arquivos Distritais: “Decorridos cinquenta anos depois do trânsito em julgado da sentença de partilhas, os inventários serão transferidos do arquivo da secretaria judicial para o arquivo distrital (...); o mesmo sucederá aos outros processos decorridos que sejam trinta anos, a contar do trânsito em julgado da respectiva sentença” (§ único da alínea p, do art.º 677.º).
A alínea c, do n.º 1, do art.º 3.º, do Decreto-Lei n.º 149/83, de 5 de Abril, relativo ao regime jurídico dos arquivos e bibliotecas públicas, consagrou como obrigatória a incorporação nos Arquivos Distritais da documentação dos tribunais e, de acordo com aquela disposição, as sucessivas portarias de gestão de documentos dos tribunais, com destaque para a atual Portaria n.º 368/2013, de 24 de dezembro, que aprovou o regulamento de conservação arquivística dos tribunais judiciais e dos tribunais administrativos e fiscais, estabeleceram que os tribunais devem proceder à remessa para os Arquivos Distritais dos seus processos e demais documentos, tendo em conta os prazos de conservação administrativa e o destino final previstos nas tabelas de seleção anexas ao referido diploma.
O Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 Março, ao definir o regime geral das incorporações da documentação de valor permanente em arquivos públicos, veio reafirmar a obrigatoriedade de incorporação da documentação judicial nos Arquivos Distritais (art.º 4.º) e estabelecer que as incorporações são precedidas de processos de avaliação, seleção e eliminação, definidos em portarias de gestão de documentos (art.º 8.º), de acordo com a legislação em vigor.
Constituindo a documentação produzida pelos tribunais um recurso informativo para a atividade judicial, uma garantia de direitos e deveres constituídos e uma fonte para a investigação científica, a DGAJ disponibiliza em "Incorporações nos arquivos distritais" informação disponível sobre os conjuntos documentais dos tribunais incorporados pela Torre do Tombo e por cada um dos Arquivos Distritais. Tratou-se, essencialmente, de compilar a informação constante dos instrumentos de descrição elaborados pelo Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, pelos Arquivos Distritais, ou das suas páginas na Internet, bem como a informação produzida pelos próprios tribunais a propósito das remessas de documentos para aquelas instituições. É um trabalho incompleto e, provavelmente, não isento de incorreções, porquanto decorrem ainda os trabalhos de inventariação de alguns destes fundos que, sendo extensos, não raras vezes chegaram aos Arquivos Distritais desordenados e sem estarem acompanhados dos respetivos e adequados instrumentos de descrição documental. Será, certamente, um trabalho a carecer de contínuas atualizações, pelo fator atrás apontado, mas sobretudo pelo incremento do fluxo documental entre as instituições judiciárias e as instituições arquivísticas nacionais, materializado na incorporação, nos últimos anos, por estas, de mais de 2 milhões de processos.
(1) Na realidade, as debilidades das estruturas de recursos dos tribunais e das instituições arquivísticas nacionais acabariam por ditar, por muito tempo ainda, o carácter intermitente, quase excecional, das incorporações de documentos judiciais, demonstrando, mais uma vez, a insuficiência da produção legislativa para alterar o estado das coisas. Será preciso esperar pela última década do Século XX para se assistir a um movimento de incorporações de documentos judiciais nos arquivos distritais com alguma dimensão.
Bibliografia:
Para além dos instrumentos de descrição produzidos por cada um dos Arquivos Distritais, dos respetivos sites, foram ainda consultadas as seguintes obras:
- Guia Geral dos Fundos da Torre do Tombo. Primeira Parte. Instituições do Antigo Regime. Volume I. Administração Central / Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo .- Lisboa: IAN/TT, 1998.
- Guia Geral dos Fundos da Torre do Tombo. Segunda Parte. Instituições Contemporâneas. Volume V / Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo .- Lisboa: IAN/TT, 2004.
- Roteiro das fontes da História Portuguesa Contemporânea: arquivos de Lisboa: Arquivo Nacional da Torre do Tombo II / coordenação de Joel Serrão; direcção de Maria José da Silva Leal, Miriam Halpern Pereira; colaboração de Ana Maria Cardoso Matos e Maria de Lurdes Nunes Henriques .- [Lisboa] : Instituto Nacional de Investigação Científica, 1984.